KSeF umożliwia przedsiębiorcom wystawianie faktur w jednolitym formacie XML, który automatycznie trafia do centralnej bazy danych Ministerstwa Finansów. Odbiorca faktury ma do niej dostęp natychmiast po jej zatwierdzeniu przez system. Dzięki temu eliminuje się potrzebę przesyłania dokumentów e‑mailem, minimalizuje ryzyko błędów i nadużyć, a dane są bezpieczne i niezmienne.

Od 2026 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla większości podatników VAT w Polsce, co oznacza pełną cyfryzację procesu fakturowania między firmami. Wdrożenie ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego, skrócenie czasu rozliczeń oraz zmniejszenie kosztów administracyjnych prowadzenia działalności gospodarczej.